Recentelijk sprak ik een medisch professional over het archiveren van medische dossiers.
De persoon vertelde mij, niet zonder enige trots, dat hij het goed voor elkaar had.
Zijn medische dossiers zijn opgeslagen in een dossiersysteem van een collega bedrijf. Zij bewaren alle documenten in het PDF formaat.
Afkorting voor PDF is ‘Portable Document Format’en is een de facto standaard voor de uitwisseling van elektronische documenten. PDF is een universeel bestandsformaat waarmee lettertypen, afbeeldingen en opmaak van elk willekeurig brondocument behouden blijven, ongeacht het programma of het platform (lees besturingssysteem) waarmee het document werd gemaakt.
Op mijn vraag welke variant PDF de documenten werden opgeslagen, keek de persoon mij nogal verontwaardigd aan, en zei hoezo, PDF is toch PDF! Hier gaat het dus fout. De aanname dat het wel goed zit met de opslag van documenten voor een lange periode, die in een PDF zijn opgeslagen. Ik zal uitleggen waarom deze aanname de lading niet dekt. Er zijn namelijk meerdere soorten PDF! Sinds 2005 is de PDF/A versie beschikbaar gekomen. Deze versie is bedoeld voor documenten die digitaal ontstaan zijn. Het voldoet aan alle specificaties van de ISO 19005-specificatie. De ISO 19005 staat voor “Document management – Electronic document file format for long-term preservation”. De letter A in PDF/ A-1a staat voor Archiveren wat letterlijk betekent dat de inhoud van het document naast de content, ook bestaat uit de structurele en semantische eigenschappen, de gebruikte fonts en informatie met betrekking tot de grafische afbeeldingen in het document. Eigenlijk alle informatie om te zorgen dat de informatie op een later tijdstip nog beschikbaar is. Zeker omdat binnen de PDF/ A-1a standaard alle meta informatie wordt opgenomen in het document, zullen de documenten aanzienlijk in omvang toenemen.
Wanneer je dus documenten voor een lange tijd wilt of moet bewaren, zorg er dan voor dat de leverancier van jouw dossiersysteem de optie biedt om documenten optioneel te bewaren in het PDF/A formaat.