Het blijft een terugkerend fenomeen. E-mails die niet zijn aangekomen bij de cliënt! Het is uiteraard makkelijk om te zeggen kijk eens in de spam. Helaas, daar zit hij ook vaak niet in.

‘’Hoe kan dit’’ zul je denken! Je bent er toch van overtuigd dat de mail vanuit jouw applicatie is verstuurd.  Als leverancier van dossiersystemen in de zorg hebben wij vaak met deze vraag te maken gehad.

Bij BrighPlan.nl hebben we hier eens goed het vergrootglas op gezet, om niet bezorgde mails tot een minimum terug te brengen.

Hier een aantal tips die ervoor gaan zorgen dat het percentage niet afgeleverde mails drastisch zal verminderen:

  • Zorg ervoor dat mail adressen correct van opmaak zijn. Zo dient er een @ en minimaal één “.” in te zitten. Binnen BrightPlan wordt gevalideerd op de geldigheid van het domein (Alles achter het @ teken). Hiermee nemen we al groot deel van de ergernis weg. Uiteraard kan er in het eerste deel van het emailadres nog een fout zitten. De mail zal dan alsnog niet aankomen
  • Ook bij het importeren van cliëntgegevens zie je vaak fouten ontstaan doordat er onjuiste mailadressen worden aangeleverd. Dit kun je dus voorkomen door ook hier een strenge validatie uit te laten voeren
  • BrightPlan.nl zorgt voor een goede terugkoppeling van de mailserver. Als een mail niet aankomt en de klant klaagt hierover, kun je in de  maillog van alle mails die zijn verzonden de eventuele oorzaak van het niet kunnen afleveren van de mail vinden. In de meeste gevallen gaat het om het volgende:
    • Het mailadres komt niet voor binnen het opgegeven maildomein
    • De mailbox van de ontvanger zit vol
    • De ontvangende mailserver laat mails afkomstig uit jouw domein niet toe

Bij het laatst genoemde punt hierboven willen wij nog even stil staan. Natuurlijk moet je als verzendende partij er voor zorgen dat zaken zoals DKIM, SMARC en SPF goed zijn ingesteld. Op deze zaken heb je zelf invloed. Er bestaan tevens goede tooling om dit te testen. MXToolbox is een veel gebruikte site waar je de configuratie goed kan testen.

Het wordt lastiger als de mails niet kunnen worden afgeleverd bij de ontvanger terwijl je er zeker van bent dat jou DKIM, DMARC en SPF records allemaal in orde zijn.

Vaak heb je dan te maken met een overijverige systeembeheerder die het spamfilter te strak of onjuist heeft geconfigureerd. Helaas kun je hier weinig aan te doen. Onze ervaring is dat je in die gevallen vaak tegen een muur aanloopt. Je moet je pas zorgen gaan maken als partijen als Google (Gmail) of Microsoft (outlook, Hotmail) jouw mails blokkeren!

Het niet aankomen van e-mail leidt in vele gevallen tot extra kosten die met enige inspanning tot een minimum kunnen worden teruggebracht.